Det gælder for langt de fleste virksomheder fra 1. januar 2023 og man får bøder hvis det opdages den ikke er lavet til tiden.
Hvem er det relevant for?
Hovedparten af de virksomheder som er omfattet af bogføringsloven, skal udarbejde den pligtige beskrivelse. Det er:
- Alle virksomheder i Årsregnskabslovens klasse B-D, for eksempel alle selskaber (uanset størrelse).
- Andre erhvervsdrivende, og hvor omsætningen er over 300.000 kr. årligt.
- Bemærk at dette i øvrigt også gælder andelsboligforeninger, hvis boligafgift og øvrig omsætning er større end 300.000 kr. i 2 på hinanden følgende år.
Kravet om systembeskrivelser gælder ikke virksomheder som efter årsregnskabsloven ikke er regnskabspligtige (fx personlige ejede virksomheder, I/S, andelsboligforeninger), med omsætning under 300.000 kr. Af spørgsmål / svar til ministeren fremgår, at erhvervsministeren forventer at der er tale om ca. 270.000 virksomheder.
Pligtig beskrivelse
Kravet om beskrivelse af bogføringen og opbevaringen, findes i ny bogføringslovs § 6. Efter denne skal beskrivelserne indeholde:
- en beskrivelse af procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- en beskrivelse af procedurer der sikrer, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares betryggende, og
- en beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for ovenstående to procedurer.
1. Beskrivelse af procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om hvorledes virksomheden sikrer at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse.
Hvis man anvender en standardkontoplan, angives dette. (Erhvervsstyrelsens standardkontoplan, hvilket bogføringssystems standardkontoplan) e.l. Hvis man anvender en til virksomheden tilpasset kontoplan, anføres dette, og kontoplanen vedlægges som bilag til beskrivelsen.
Beskrivelsen skal også indeholde en beskrivelse af virksomhedens transaktioner, samt procedurer for registrering af disse og procedurer for løbende afstemning.
2. Beskrivelse af opbevaring
Virksomheden skal beskrive sine procedurer for sin opbevaring af regnskabsmateriale. Når virksomheden anvender et digitalt bogføringssystem til at opbevare bogføring og bilag, skal dette ikke samtidig beskrives i den pligtige system beskrivelse, udover at beskrive hvilket system der anvendes.
Indtil kravet om digitale bogføringssystemer træder i kraft (forventeligt 2024 / 2026), skal systembeskrivelsens krav imidlertid iagttages, og der skal ske beskrivelse af opbevaring af bogføring (registreringer) samt bilag.
Regnskabsmateriale derudover, er virksomheden ikke pligtig at opbevare digitalt, men er stadig omfattet af kravet om systembeskrivelse. Øvrigt regnskabsmateriale er:
- Virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6.
- Oplysninger som er nødvendige for kontrolsporet.
- Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
- Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.
- Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.
3. Beskrivelse af ansvarlige
Her anføres navnet/navnene på den eller de personer, der er ansvarlige for bogføringens tilrettelægges. Det skal ikke angives, hvem der rent faktisk udfører bogføringen, men afhængig af virksomhedens størrelse og organisering kan der være sammenfald mellem den person, der udfører selve bogføringen og den der er ansvarlig herfor.
Hvis der sker udskiftning af de personer som er ansvarlige for procedurerne, må proceduren ændres, da proceduren skal indeholde de aktuelle navne på de personer som er ansvarlige.
Hvis bogføringen lægges ud til en revisionsvirksomhed må proceduren indeholde en beskrivelse af dette, samt hvem internt i virksomheden som er ansvarlig for overlevering til revisionsfirmaet samt hvordan dette sker, samt CVR nummer på revisionsvirksomheden, så Erhvervsstyrelsen kan se via beskrivelserne hvordan der bogføres, og hvor bilag og bogføring befinder sig henne.
Erhvervsstyrelsens skabelon
Heldigvis kan man få hjælp til at dokumentere systembeskrivelserne via en skabelon offentliggjort af Erhvervsstyrelsen (se dette link).
Man skal i beskrivelserne tage hensyn til at bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Så en lille virksomhed = mindre beskrivelse. Og større virksomhed = større beskrivelse.
Men virksomheder i klasse B, kan som udgangspunkt (afhængigt af forholdene), nøjes med at anvende Erhvervsstyrelsens skabelon.
Ikrafttræden
Erhvervsstyrelsen mener at man skal overholde kravet om systembeskrivelse i det førstkommende regnskabsår der starter efter den 30.09.2022 (den dag Erhvervsstyrelsen offentliggjorde sin skabelon).
Det vil sige at hvis man har kalenderåret som regnskabsår, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. januar 2023.
En undtagelse til dette er: hvis man har regnskabsår den 1.10. – 30.9, skal beskrivelsen først være lavet senest den 01.10.2023.